Begrippen

Advies: tekst met een adviserend, maar niet dwingend karakter voortvloeiend uit een taak van het bestuursorgaan namens wie het advies wordt gegeven. Het oordeel is input voor een te nemen besluit. Bron: Werkgroep ICT OD Twente i.o. Dienstafnemer: Burger, bedrijf of instelling die een dienst afneemt van de overheid. Dit is de eindklant van de keten. Noot: de term klant wordt hier niet gebruikt. Alleen in algemeen geldende begrippen als klantgericht, klantcontact, klantrelatie wordt die term wel gebruikt. Dossier: een verzameling informatieobjecten die gezamenlijk 1 geheel vormen omdat ze dezelfde zaak betreffen en bij archivering als archiefbestanddeel ondergebracht kan worden in 1 archief.

Nadere toelichting: Als een dossier wordt gearchiveerd dan worden de archiefwaardige bescheiden als een archiefbestanddeel overgebracht naar 1 archief. Om te kunnen archiveren moeten alle informatieobjecten die onderdeel uitmaken van het dossier tot en met bewaring of tot aan vernietiging in samenhang beschikbaar blijven. De informatieobjecten kunnen documenten zijn maar ook kaarten, webcontent of geregistreerde gegevens in een databank. De informatieobjecten kunnen in verschillende contentmanagementsystemen zijn opgenomen. In deze brede definitie is het onvoldoende om alleen beschrijvende metadata vast te leggen. Dat is te onnauwkeurig. Het dossier dient in de metadata ook een unieke identificatie te hebben die in de verschillende contentmanagementsystemen wordt gebruikt bij de opslag van de betreffende informatieobjecten van het dossier. De metadata archiefbewaarder, archiefbewaarplaats, dossier identificatienummer maakt het dan mogelijk de archivering efficiënt te organiseren.

Bron: Wiktionary , I&A Lexicon . Expertisesysteem: Dit is een verbijzondering van materiesysteem. Binnen ODT wordt hieronder verstaan een materiesysteem dat wordt gebruikt om specifieke werkzaamheden te kunnen uitvoeren. Bijvoorbeeld voor het maken van geluidsberekeningen, of het raadplegen van juridische databanken. Materiesysteem: Een informatiesysteem dat specifieke, vakinhoudelijke informatie bevat voor een bepaald proces en / of bepaald thema. Deze informatie heeft niet specifiek betrekking op het eenmalig doorlopen van het proces (een procesgang).

Het beoogde omgevingsdossier waarin alle deelnemers relevante informatie over de locatie/inrichting met elkaar delen is een van de materiesystemen

Toelichting: In de loop der tijd kunnen er meerdere vergunningen worden verleend aan een inrichting. De vergunningverlening verloopt zaakgericht. De informatie over die procesgang wordt vastgelegd in de zaak. Er wordt echter gebruik gemaakt van algemene informatie over een inrichting, historische gegevens over metingen, historie van de installaties van de inrichting. Dit is allemaal informatie die een zaak overstijgt. Oordeel: tekst met een dwingend, verplichtend karakter voortvloeiend uit de bevoegdheid van het bestuursorgaan namens wie het oordeel wordt gegeven. Het oordeel is input voor een te nemen besluit.

Bron: Werkgroep ICT OD Twente i.o.

Proces: geordende reeks van (in-)direct waarde toevoegende handelingen door een mens of machine gericht op een bekend resultaat. Bron: NORA . Record: Informatie die gemaakt, ontvangen, en onderhouden wordt als bewijs en informatie door een organisatie of persoon, door het nastreven van legale verplichtingen of in de transacties van bedrijven. Bron: ISO 15489 . Zaak: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Bron: RGBZ.